Molti imprenditori sottovalutano l’importanza di mettere per iscritto le condizioni contrattuali quando intraprendono un nuovo progetto. La fretta di concludere accordi con i clienti e di eseguire i lavori spesso impedisce di espletare alcune semplici formalità iniziali che sono fondamentali per la sicurezza di entrambe le parti.
Le conseguenze possono essere molto gravi, soprattutto per le piccole imprese e i singoli imprenditori, in particolare quando si deve affrontare un ritardo nel pagamento o inadempienze da parte del cliente.
Redigere un contratto scritto, che identifichi chiaramente le parti coinvolte nel rapporto commerciale, che stipuli la natura esatta del servizio prestato, nonché i termini di esecuzione, il prezzo, le condizioni per la prestazione del servizio (o la vendita di un prodotto) e il foro competente per la risoluzione delle controversie, è fondamentale ed evita difficoltà future.
In molti casi, è opportuno prevedere anche clausole quali la forza maggiore (in caso di impedimenti che esulano dalla volontà dell’imprenditore) e la privacy! In un’epoca in cui esistono così tante normative relative alla protezione dei dati personali, l’imprenditore non può correre il rischio di trattare i dati personali dei propri clienti (anche se a fini di fatturazione e contabilità) senza averne prima ottenuto il consenso espresso.
Quando la redazione di un contratto non è fattibile per la natura stessa della prestazione, si può optare per proporre Condizioni Generali di Vendita (CGV) o Condizioni Generali di Utilizzo (CGU) a seconda della natura del servizio o del prodotto. Queste possono essere integrate da Condizioni Particolari in determinati casi.
Questo tipo di documento non deve essere redatto ex novo ad ogni nuovo rapporto commerciale: l’imprenditore può disporre di un modello applicabile a tutti i suoi clienti e proporlo per ogni nuovo progetto. Esso può essere corredato da una copertina personalizzabile in cui vengono specificate le condizioni particolari di ciascun caso, quali l’identità delle parti, il prezzo di vendita, la data e le modalità di pagamento, ecc.
La semplice presenza di questo tipo di documento rende molto più sicuro il rapporto commerciale. In caso di controversia, esso funge da base per dimostrare il consenso delle parti alle condizioni precedentemente stabilite. Serve, inoltre, a giustificare l’effettiva contrattualizzazione della prestazione in caso di mancato pagamento che comporti un’azione legale per il recupero dei crediti.
L’avvocato è la persona più indicata per assistere gli imprenditori in questo tipo di documentazione legale.